Tijdens mijn onderzoek naar de motivatie van de gemeente Hellevoetsluis om de oplaadpaal aan de Martin Luther Kinglaan te verplaatsen ben ik door een aantal WOB-verzoeken per ongeluk bijzonder geïnteresseerd geraakt naar het inkoopproces van de gemeente Hellevoetsluis. Dit beleid staat beschreven op de website van de gemeente Hellevoetsluis.

Daarin staat dat er een aantal soorten van inkopen zijn:

1. Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag
   De Gemeente vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.
2. Meervoudig onderhandse aanbesteding
   De Gemeente vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een inschrijving.
3. Nationaal aanbesteden
   De nationaal openbare aanbesteding is een procedure, waarbij de publicatie in beginsel plaatsvindt op TenderNed en waarop alle geïnteresseerde dienstverleners dan wel leveranciers kunnen inschrijven.
4. Europees aanbesteden
   Boven de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

De gemeente Hellevoetsluis maakt in Hellevoetsluis van een aantal wegen 30 kilometer zones. Bijvoorbeeld op de Martin Luther Kinglaan (oktober 2016) en het Schelpenpad (oktober 2016).

Door een WOB-verzoek blijkt dat de kosten per wijk minimaal 150.000 Euro zijn geweest. Ook staat te lezen dat: “In het model van de gecoördineerde inkoopfunctie vindt centraal de kaderstelling, advisering, coördinatie, informatievoorziening en kennisoverdracht plaats. En decentraal de feitelijke inkoop, waarbij in koopvolumes zoveel mogelijk worden gebundeld en uitgenut.”

Binnen de gemeente zouden voor een opdracht van 150.000 euro sprake moeten zijn van een meervoudig onderhandse aanbesteding, de Gemeente vraagt ten minste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een inschrijving.

Welnu de praktijk, de gemeente Hellevoetsluis vraagt 1 offerte aan bij de firma Oomen en geeft binnen 4 werkdagen de opdracht zonder te kijken of er andere aanbieders zijn om de juist prijs en kwaliteit in te kopen.

Een check bij andere leveranciers of de aanbieding wel markt conform is en het volgen van je eigen regels en beleid lijkt minimaal noodzakelijk. Al is het alleen al om de regels van het inkoopbeleid en de gedragsregels “zo zijn onze manieren” te volgen. Om maar te zwijgen van onze ambities m.b.t. de “social return” waar deze week zo uitvoerig over gesproken is in de vergadering commissie Wonen, Werk en Recreatie 22-03-2017

Natuurlijk is er een mogelijkheid om een overweging te maken en de regels te negeren echter het lijkt erop dat dit negeren van de inkoop regels meer standaard is dan uitzondering. Ik zal een WOB schrijven waarin ik alle werken in 2016 zal opvragen van meer dan 50.000 euro om dit te controleren.

In het antwoord op mijn WOB staat te lezen dat de gemeente als motivatie heeft, om de grens van 150.000 euro te negeren bij de Martin Luther Kinglaan, is: “Op basis van een voorstel dat voldoet aan prijs en kwaliteit want ze hebben de beste prijs-kwaliteit verhouding”. Als je slechts 1 offerte op vraagt en binnen 4(!) werkdagen opdracht geeft hoe kan je dan deze analyse maken.

Ik vind het bijzonder dat 5 medewerkers, ambtenaar, afdelingshoofd, inkoop, concern control en algemeen directeur alle regels kunnen negeren en hoop dat uit mijn volgende WOB blijkt dat dit niet standaard is.